Estar al frente de la administración de una empresa es una tarea de gran responsabilidad por el impacto que la correcta gestión de recursos tiene sobre el crecimiento, expansión, incluso la permanencia del proyecto. Cada decisión es determinante para el futuro de la compañía, de ahí la importancia de optimizar cada uno de los procesos.
Y es que aún para las empresas más experimentadas, concretar la migración digital de sus procesos pudiera representar todo un reto. Es por eso que Aspel, compañía mexicana líder en soluciones tecnológicas para la administración y contabilidad, nos comparten algunos consejos para poder lograrlo:
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Elabora un plan
Considera que para trabajar en pro de la eficiencia es importante tener claridad sobre cada uno de los procesos implicados en la administración y saber puntualmente cuáles son aquellos que necesitan ser renovados para mejorar.
Posteriormente, tendrás que trazar el plan de actividades concretas con plazos a cumplir, responsables y recursos requeridos para avanzar hacia el gran objetivo de mejora.
Esto es clave siempre que se quiera trabajar en mejorar alguna gestión, para tener claro el rumbo de cada una de las acciones que se tomarán, sin perder de vista que todas deben estar encaminadas a fortalecer la competitividad de la empresa dentro de su mercado.
Ten claro tu presupuesto
Una vez que sabes dónde estás parado y qué es lo que necesitas transformar para mejorar tus procesos en beneficio de la productividad, es importante que determines cuál es el presupuesto que tienes para desarrollar el plan que trazaste.
Tener claridad sobre los recursos asignados para la elaboración del plan es la mejor forma de lograrlo, al tener conocimiento de los alcances. Además, esto permitirá medir los beneficios y rentabilidad de los cambios incorporados.
Invierte en tecnología
Las soluciones tecnológicas creadas especialmente para facilitar la gestión administrativa, como el software SAE, que es de los más posicionados en el mercado, es la forma más efectiva de optimizar procesos manuales para ahorrar tiempo y para gestionar mejor las tareas de los colaboradores.
Procedimientos como la facturación, seguimiento de cuentas por cobrar, verificación de comprobantes fiscales, control de ingresos y egresos, elaboración de reportes, realizar notas de venta, órdenes de compra y cotizaciones, así como realizar cobros y pagos en medios electrónicos, son algunas de las cosas que este tipo de tecnología permite realizar de modo sencillo y ágil.
Integra un equipo y delega
Asegúrate de integrar a tu equipo administrativo, colaboradores capacitados y de amplia confianza, mediante la selección correcta y minuciosa del personal más apropiado, de acuerdo con tu tipo de negocio o giro de tu compañía.
Si bien el área administrativa es una de las más difíciles de delegar en un inicio, es importante considerar que no es posible que una empresa crezca con una sola persona. De modo que es determinante ejercer buen liderazgo y comisionar.
Invierte en capacitación constante
El mundo en general hoy en día está marcado por la digitalización, sin embargo, las soluciones tecnológicas sólo pueden ser implementadas mediante la actualización constante de los equipos de trabajo, en este caso del área administrativa.
Es por eso que además de la incorporación de algún software administrativo, es crucial capacitar a los colaboradores del área correspondiente para sacar el mayor provecho a los sistemas de gestión creados para impulsar el crecimiento de tu negocio.
Automatiza tus procesos de facturación
Un punto fundamental para la permanencia de tu empresa es el cumplimiento en tiempo y forma de tus obligaciones fiscales, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. Esto, además de evitarte auditorías, te ahorrará multas y sanciones por incumplimiento.
Pero no te preocupes, ya que un sistema de contabilidad electrónica también facilita este tipo de tareas, mediante aplicaciones que te permiten generar facturas, verificar la autenticidad de los comprobantes recibidos y aplicar los complementos fiscales en los comprobantes correspondientes según sea el caso.
Conclusión
Para implementar cambios en tu operación es importante elaborar un plan, tener claridad de tu presupuesto, integrar equipos capacitados y actualizarlos constantemente, así como apoyarte en la tecnología para optimizar tus procesos de facturación, cobranzas y seguimiento; mientras que con sistemas de contabilidad electrónica, podrás llevar un control efectivo de tus finanzas.
